مصفوفة الصلاحيات: البوصلة التنظيمية لحوكمة القرار المؤسسي

في كل منظمة تسعى للنمو المؤسسي والاستدامة الإدارية، يبقى التحدي الأبدي هو: “من يملك القرار؟”. قد تبدو الإجابة سهلة حين نراها من السطح، لكننا ما إن نغوص في أعماق العمليات اليومية، حتى يتضح أن الضبابية في توزيع الأدوار والصلاحيات تؤدي إلى تعطل الإنجاز، وتضارب القرارات، وضعف المساءلة. وهنا تبرز مصفوفة الصلاحيات كأداة محورية، ليس فقط لضبط الأدوار، بل لتجذير الحوكمة الرشيدة داخل البناء المؤسسي. وقد تناولت ضمن مدونتي أولي النهى هذه الأداة بعنوان مصفوفة الصلاحيات: البوصلة التنظيمية لحوكمة القرار المؤسسي لا كمفهوم إداري تقليدي بل كمنهج عميق لإدارة السلطة والتفويض وصناعة القرار. ولأن المؤسسات التي لا تضع أدوارها موضع مساءلة ستنهار بمن تولوا قيادتها، فإن مصفوفة الصلاحيات تمثل عقدا غير مكتوب بين المسؤولية والسلطة.

أولاً: المفهوم العام لمصفوفة الصلاحيات مصفوفة الصلاحيات (Authority Matrix) هي وثيقة تنظيمية شاملة توضح بدقة من يملك حق اتخاذ القرار، ومن ينفذ، ومن يُستشار، ومن يُبلّغ، في كل إجراء أو نشاط وظيفي داخل المؤسسة. وهي تُعتبر تجسيداً عملياً لمبادئ الحوكمة المؤسسية، حيث تُمكّن أصحاب القرار من ممارسة مهامهم دون تجاوز أو تضارب. كما أنها تساعد في تحديد المسؤوليات بدقة مما يسهل المحاسبة ويرفع كفاءة الأداء.

ثانياً: النماذج المعتمدة في بناء مصفوفة الصلاحيات أشهر النماذج المستخدمة هو نموذج RASCI والذي يوزع الأدوار على خمسة محاور:

• Responsible (R): من ينفذ المهمة

• Accountable (A): من يتحمل المسؤولية النهائية

• Support (S): من يقدم الدعم التنفيذي أو المعرفي

• Consulted (C): من يتم استشارته

• Informed (I): من يجب إخباره بالنتيجة أو القرار

وتختلف المؤسسات في استخدام النموذج بحسب حجمها وهيكلها. فالبعض قد يُضيف أدوارًا مثل (V) Validator أو (E) Endorser.

ثالثاً: أهمية المصفوفة في الحوكمة والامتثال تكمن أهمية المصفوفة في أنها تخلق توازناً دقيقاً بين التفويض والرقابة. فهي تمنح الإدارات حرية التحرك ضمن حدود مرسومة بوضوح، وتُغني الجهات العليا عن التدخل في كل التفاصيل. كما أنها أداة رئيسية للامتثال الداخلي، حيث تُمكّن الجهات الرقابية من تتبع القرار ومعرفة المسؤول عنه في كل مرحلة. وهذا يعزز الشفافية ويحد من الفساد المؤسسي أو غياب المساءلة.

رابعاً: كيف تُبنى المصفوفة؟ لا تُبنى مصفوفة الصلاحيات بطريقة عشوائية، بل تتطلب مراحل متكاملة:

1. تحديد الوظائف والقرارات الأساسية في كل إدارة.

2. تصنيف كل قرار: هل هو استراتيجي، مالي، تشغيلي؟

3. ربط كل قرار بوحدات المنظمة المختلفة.

4. تحديد الأدوار (R,A,S,C,I) بدقة.

5. مراجعة قانونية وتنظيمية للمصفوفة.

6. اعتمادها رسمياً ضمن السياسات.

7. تدريب الفرق على استخدامها وتحديثها دورياً.

خامساً: مجالات تطبيق مصفوفة الصلاحيات تُستخدم المصفوفة في معظم الإدارات المؤسسية:

• الموارد البشرية: التوظيف، الترقية، المكافآت، إنهاء الخدمة.

• المالية: إعداد الميزانية، التحويلات، الصرف، التدقيق.

• المشتريات: العطاءات، الترسية، العقود.

• الاستراتيجية: الموافقة على الخطط والمشاريع.

• التقنية: منح الصلاحيات، حماية البيانات.

• الحوكمة: تشكيل اللجان، اعتماد السياسات.

سادساً: التحديات التي تواجه تنفيذها رغم فوائدها الكبيرة، إلا أن تطبيق مصفوفة الصلاحيات يواجه تحديات منها:

• مقاومة التغيير من قبل بعض المدراء.

• التداخل في المهام بسبب ضعف التوصيف الوظيفي.

• ضعف الثقافة المؤسسية المرتبطة بالمساءلة.

• عدم وجود أنظمة إلكترونية تدعم تتبع الصلاحيات.

سابعاً: أثرها على الأداء المؤسسي عندما تطبَّق مصفوفة الصلاحيات بفعالية، يظهر أثرها في:

• تسريع اتخاذ القرار.

• رفع جودة المخرجات.

• تعزيز الثقة بين الإدارات.

• خفض نسبة التداخل في المهام.

• وضوح المرجعية في المساءلة.

ثامناً: المصفوفة بين النظرية والتطبيق في بعض المؤسسات، تُعد المصفوفة وثيقة صامتة لا تتعدى كونها ملفاً تنظيمياً. أما في المؤسسات الناجحة، فهي مرجعية حية تُستخدم يوميًا لتوجيه القرار وضمان المساءلة. الفرق بين الحالتين هو وجود ثقافة تنظيمية تؤمن بالحوكمة وترتبط فيها الممارسات اليومية بقيم الشفافية والعدالة.

نموذج مصفوفة الصلاحيات (PowerPoint) – قابل للتعديل:

ولأجل تسهيل التطبيق العملي لمفهوم مصفوفة الصلاحيات داخل بيئات العمل، فقد أرفقت في نهاية هذا المقال نموذجاً احترافياً قابلاً للتعديل باللغة الانجليزية، يُمكن استخدامه كأساس لبناء مصفوفة خاصة بجهتكم.
النموذج صُمم بصيغة عرض تقديمي (PowerPoint) ليكون مرناً في الاستخدام والعرض، ويحتوي على تصنيفات رئيسية وفرعية تغطي أغلب مجالات الصلاحيات المؤسسية. كما يمكنكم تحميل النموذج مباشرة، وتعديله حسب الهيكل التنظيمي ومتطلبات الحوكمة لديكم، بما يضمن مواءمته مع السياسات الداخلية والأطر الإدارية الخاصة بمنظمتكم.

أضغط على الرابط Authority Matrix Olul-alnouha.com

الخاتمة: مصفوفة الصلاحيات ليست جدولاً في ملف سياسات، بل هي انعكاس ناضج لفلسفة القيادة داخل المؤسسة. إنها الترجمة العملية للمساءلة، والأداة التي تضمن ألا تُحمّل جهة ما مسؤولية قرار لم تُمنح صلاحية اتخاذه. في مدونة أولي النهى، نؤمن أن التنظيم الإداري ليس غاية بل وسيلة لصنع مؤسسات متزنة وقادرة على النمو المستدام، ومصفوفة الصلاحيات إحدى ركائز هذا البناء. فإذا أردت أن تُبقي مؤسستك على مسارها، لا تبدأ بالسؤال: من يخطئ؟ بل اسأل أولاً: من يملك القرار؟ ومن يملك صلاحية تصحيحه؟

المراجع العربية:

• الحازمي، عبد العزيز. (2020). الحوكمة ودورها في تحسين الأداء المؤسسي. المجلة العربية للإدارة، 40(2)، 55-82.
• الشامي، محمد عبد الله. (2019). القيادة الإدارية الفعالة ومصفوفة الصلاحيات. دار المسيرة للنشر.
• وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية. (2022). دليل الصلاحيات الإدارية والمالية الموحد. المملكة العربية السعودية. متاح عبر بوابة الوزارة
• معهد الإدارة العامة. (2021). دليل إعداد مصفوفات الصلاحيات وتوزيع المهام. الرياض.

English References (APA Style)

1.RACI Solutions. (2022). The RACI Matrix: A Practical Guide to Project Roles and Responsibilities.

2.Project Management Institute (PMI). (2021). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) (7th ed.). Newtown Square, PA: PMI.

3.BCG (Boston Consulting Group). (2020). Organizational Design for the Future of Work.

4.Harvard Business Review. (2021). Who Has the D? How Clear Decision Roles Enhance Organizational Performance.

5.Hay Group. (2019). Delegation of Authority Framework: Best Practices. Hay Group Whitepaper.

د. سلطان عقيل

جعلنا الله واياكم من أولي النهى